Aus für Word-Dateien und PDF: Wachstumschancengesetz macht E-Rechnung zur Pflicht

Das sogenannte Wachstumschancengesetz der Ampelregierung hing lange am seidenen Faden, bis es den Bundesrat passieren konnte. Mittlerweile ist es jedoch in Kraft und die Spitzen der Koalition hatten es als einen entscheidenden Wurf bei der Entlastung von Unternehmen von unnötiger Bürokratie gefeiert. Allerdings verlangen die Neuerungen den Betroffenen zum Teil auch Anpassungen ab – und ein Beispiel dafür ist die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung.

Ihre Konsequenz ist es auch, dass schon im Laufe der kommenden Jahre liebgewonnene Gewohnheiten im Geschäftsverkehr wegfallen werden. Dazu gehören unter anderem die Versendung von Rechnungen als Word-Dateien oder im PDF-Format.

Ein per E-Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung

Diese gelten nämlich nicht als „strukturiertes elektronisches Format“ im Sinne der Veränderungen, die das Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz vorgenommen hat. Die E-Rechnung wird zur elektronischen Version der herkömmlichen Papierrechnung. Entsprechend soll der gesamte Rechnungsprozess von der Erstellung bis zur Verarbeitung vollständig elektronisch ablaufen.

Die heute vorherrschende Form der digitalen Rechnung, die etwa in PDF-Form per E-Mail versendet wird, erfüllt die EU-weit verlangten Formvorgaben, die Gegenstand der Neuerung sind, jedoch nicht. Dies liegt daran, dass eine herkömmliche Rechnung als PDF der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) nicht genügt.

Rechnungsdaten müssen eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Dies bedeutet eine direkte Importierbarkeit in verarbeitende Systeme. Bilddateiformate wie PDF oder JPG erfüllen diese Anforderungen nicht.

Mehr Effizienz und Transparenz des Zahlungsverkehrs erhofft

Stattdessen ist dafür ein strukturiertes Format erforderlich, etwa XML oder EDIFACT. Zu den gängigen Formaten, die diese Vorgabe erfüllen, gehören XRechnung und ZUGFeRD – ab der Version 2.0.1. Letztgenanntes Format ist ein hybrides, das PDF mit XML kombiniert und damit den Lesbarkeitsanforderungen genügt.

Im äußeren Erscheinungsbild unterscheiden sich die strukturierten E-Rechnungen kaum von jenen, die bereits heute im täglichen geschäftlichen Verkehr verwendet werden. Die gesetzlichen Pflichtangaben bleiben die gleichen. Allerdings werden für den automatisierten digitalen Verkehr besondere Vorgaben bezüglich der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit ihres Inhalts und ihrer Lesbarkeit verlangt. Durch eine qualifizierte elektronische Signatur und die entsprechenden Verfahren im elektronischen Datenaustausch sollen diese erfüllt werden.

Die E-Rechnung soll den Geschäftsverkehr aufgrund ihres dann einheitlichen und allgemeingültigen Formats effizienter und transparenter machen. Das strukturierte elektronische Datenformat, das von der Ausstellung über die Übermittlung bis zum Empfang einheitliche Vorgaben kennt, ist dabei ein entscheidendes Element.

Gesetz sieht auch Ausnahmen vor

Die Einführung kommt jedoch nicht für alle Rechnungen und für alle Unternehmen von einem Tag auf den anderen. Um eine geordnete Umstellung zu ermöglichen, sind Etappen in der Umsetzung vorgesehen. Ab 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, ihre Buchhaltung so auszurichten, dass sie in der Lage sind, Rechnungen zwischen Geschäftsleuten auf elektronischem Wege zu empfangen und zu verarbeiten.

Dies kann de facto bereits bedeuten, dass sie bis zum Ende des Jahres ihre bestehenden Systeme anpassen müssen. Unternehmen müssen zudem deren Archivierung im Sinne der steuerlichen Aufbewahrungspflichten sicherstellen.

Rechnungen, die an Unternehmer im Ausland oder an Privatpersonen und andere Nichtunternehmer gerichtet sind, können jedoch weiterhin in gewohnter Papierform versendet werden. Von der Pflicht zur Übermittlung einer E-Rechnung ausgenommen sind auch steuerfreie Umsätze gemäß Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes. Dazu gehören unter anderem Lehrtätigkeiten, Krankentransporte oder ehrenamtliche Tätigkeiten.

Ausgenommen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind darüber hinaus auch Rechnungen über Kleinbeträge bis zu maximal 250 Euro sowie Fahrausweise. Die Pflicht zur E-Rechnung soll eine schnellere Verarbeitung von Zahlungen, geringere Papierkosten, eine bessere Verfolgbarkeit von Transaktionen und einen geringeren Papierverbrauch ermöglichen.

Bis wann muss der komplette Umstieg auf E-Rechnung erfolgen?

Für die flächendeckende Einführung der E-Rechnung sieht das Wachstumschancengesetz mehrere Etappen vor. Die Erste ist die Verpflichtung zum Empfang und Verarbeitung im B2B-Bereich ab Beginn des nächsten Jahres. Ab 2026 kommt auch eine schrittweise Erstellungspflicht von Rechnungen im vorgeschriebenen E-Format dazu.

Unternehmen, deren Umsatz 2025 die Höhe von 800.000 Euro überstiegen hat, müssen bereits ab 2026 auch selbst E-Rechnungen in einem der zulässigen Formate erstellen. Alle anderen sind ab 2027 dazu verpflichtet. Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen ihren B2B-Geschäftsverkehr über E-Rechnungen abwickeln.

Lösungen, die eine Arbeit mit den gängigen Systemen ermöglichen, gibt es auf dem Markt mittlerweile zuhauf. Die monatlichen Kosten bewegen sich – je nach Gesamtpaket mit anderen Business- und Steuerfunktionen – zwischen etwa fünf und 20 Euro. Auf Videoportalen finden sich Tutorials, auch die Bundesregierung hat eine Ratgeberseite dazu eingerichtet.

Verstöße gegen die Bestimmungen können für die betroffenen Unternehmen den Verlust steuerlicher Vorteile oder Bußgelder zur Folge haben. Im schlimmsten Fall gilt eine Rechnung als nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig ausgestellt.